Le calendrier sera votre figure de proue tout au long du projet ! Cet outils de communication est indispensable entre vous et le client.
Une histoire d’organisation
Un calendrier optimisé permet de s’organiser en amont, d’anticiper certaines tâches dans le calendrier, de quantifier votre travail et de mettre des jalons. Caler des dates pour telle ou telle tâche, assignées à telle ou telles personnes, tout est clair et limpide.
En second plan, montrer que vous êtes organisé.e va détendre votre client, vous gérez votre quotidien avec brio !
Lui a simplement à suivre les tâches qu’on lui assigne et à se laisser porter. Cela renforce la confiance qu’il a en vous, et il sait que ses livrables finaux sera délivré à temps, comme il le souhaite !
Un outils de communication
Vous l’aurez compris, le calendrier est un formidable outils de communication pour être au diapason avec son client !
L’information est reçue et visible par tous à tout moment : les tâches réalisées, à faire, en attente, urgentes… C’est fluide et clair.
Par la transparence et la visibilité de ce medium, les parties prenantes s’impliqueront d’avantage et votre client se sentira embarqué dans l’aventure !
En pratique
Lister
Ce que vous pouvez commencer à faire, c’est d’établir une liste des tâches (vous et celle de votre client) & le nombre de livraisons à faire avant la livraison finale.
Estimer
Chaque tâche doit être estimée justement.
Essayez cette méthode de calcul si vous êtes un peu perdu : estimé une charge basse et une charge haute, faites la moyenne. Vous aurez toujours des imprévus, une charge moyenne est toujours un bon compromis.
Si après-coup la charge est plus haute que prévue, alors c’est le bon moment pour vous arrêter, réfléchir et discuter avec votre client pour refaire un devis.
Par exemple, dans le cadre d’une création de logo, je pourrais mettre ces tâches à la suite de cette manière, et reflète les tâches présentes dans mon devis.
- Rédaction du Cahier des charges
- Corrections & Validation du Cahier des charges ***
- Création & Envoi du devis au client
- Signature du devis ***
- Acompte 50% ***
- Envoi de la facture d’acompte au client
- Envoi des éléments graphiques ***
- Recherches graphiques
- Conceptualisation de pistes graphiques
- Présentation des concepts au client
- Choix du concept à développer ***
- Réalisation de l’Identité visuelle
- Présentation de l’Identité visuelle au client
- Liste des éléments à modifier ***
- Règlement de 25% du devis ***
- Envoi de la facture intermédiaire au client
- Modifications 1 de l’Identité visuelle
- Présentation de l’Identité visuelle modifiée au client
- Liste des éléments à modifier ***
- Modification 2 de l’Identité visuelle modifiée pour validation
- Validation de l’Identité visuelle ***
- Règlement du solde 25% du devis ***
- Envoi de la facture de solde au client
- Livraison de l’Identité visuelle & ses déclinaisons au client
*** Tâches qui incombent au client
Définir les délais
A chaque tâche une estimation de charge, et un délais.
Le délais est le temps qu’il faudra pour commencer à réaliser une tâche ou la finir. Surtout si vous êtes entre plusieurs projets et que votre client aussi. Il va falloir respecter les contraintes des deux côtés.
Attention : l’estimation est incompressible, alors que le délais est flexible. Vous pourrez toujours réarranger un calendrier et redéfinir les délais, alors que la charge restera la même, et est donc incompressible.
Caler des dates
C’est maintenant où il faut inscrire des dates dans votre calendrier.
Même de manière approximative, cela cadre et concrétise dans le temps le projet pour ton client. Une date peut être revue plus tard, et repoussée si nécessaire, avec validation de votre client.
Optimiser son calendrier avec des outils adaptés
Certains travaillent avec des calendriers papiers, mais c’est assez compliqué lorsqu’on doit collaborer avec ses clients #doubletravail
Vous trouverez beaucoup d’outils professionnels en ligne, des app, des logiciels. Vous pouvez aussi créer des calendrier pour chaque projet dans votre service de messagerie si vous cherchez une solution simple (Google calendar, Outlook par exemple…).
Pour ma part j’utilise la version gratuite Asana. Il s’agit d’une application en ligne de gestion de projets. C’est simple, clair et fluide. Et de nombreuses options permettent d’enrichir la gestion des tâches.
Le client a un accès autonome grâce à son compte, il peut gérer ses tâches et voir celles qui arrivent par la suite et lui son assignées. On peut attacher des fichiers également pour centraliser au besoin des devis, factures, autres…, et communiquer par ce biais.
Par cette transparence, le client s’investit dans son propre projet et le pilote tout autant que moi.
Et vous, quels outils utilisez-vous ?
