Tout au long de notre activité indépendante, gérer la partie administrative reste inévitable. Pour éviter le syndrome de la procrastination et des tâches qui s’accumulent, avancer au fil de l’eau est le meilleur moyen de rester à jour de sa paperasse 😉
Être à jour de ses règlement
Le plus désagréables, c’est de courir après son dû. Anticipez en début de projet pour fixer les règles, cela évite les retards et les impayés. Vous pouvez choisir plusieurs méthodes de paiement pour éviter ça.
Une règle d’or
Toujours demander un acompte avant de commencer un projet. Qui peut-être de l’ordre de 50% par exemple.
Les règlements par étapes
Selon le montant, mentionner formellement dans le devis qu’à « telle » étape (et « telle » date) 25% devra être réglé avant de poursuivre le projet, puis avant la livraison réceptionner le solde des 25% restant.
Selon le montant également, vous pouvez demander à être payé en totalité en début de projet.
Dans tous les cas, délivrez les factures à réception des règlements assez rapidement.
Les moyens de paiement
Concernant les moyens de paiement, vous pouvez être réglé par chèque ou par virement. Le virement reste le plus pratique car c’est traçable pour s’y retrouver dans ses comptes.
Attention : La loi a fixé un plafond de 1 000 € pour le paiement en espèces. Source
Les relances
S’il faut privilégier un outil de communication pour les relances de paiement, je vous conseillereza d’utiliser les mails en priorité.
Dans un soucis de suivi en cas de coup dur, c’est mieux de toujours faire confirmer par mail des décisions, validations, demandes de modifications, demandes hors devis, envoi de factures et donc les relances de paiement.
Les preuves écrites et datées aident toujours à constituer un dossier plus facilement, « au cas où » 😉
Faire ses comptes annuels
Le livre de recettes encaissées
Exit la procrastination ! Vous recevez le paiement d’une facture, vous l’écrivez de suite dans ton livre de recettes !
Bien sûr l faut qu’il soit facilement accessible. Le cloud est sper pratique pour ça.
Ça peut être fastidieux au départ, mais c’est un petit effort pour plus de facilité ensuite à tenir ses comptes, déclarer son CA (Chiffre d’affaire) trimestriel ou en fin d’année sans recalculer toutes ses factures.
En tant qu’autoentrepreneur …
Si vous êtes autoentrepreneur, il va falloir tenir ses comptes dans un tableau Excel.
La règle est simple : noter par ordre chronologique les recettes encaissées avec la référence (numéro de facture), la nature (prestation de service, vente de marchandise…), mode de règlement (virement, chèques, espèces) & d’autres détails à lire ici.
Le tableau Excel est bien pratique pour ne rien oublier de déclarer en fin de trimestre à l’URSAFF (pensez à mettre des évènements dans vos calendriers) et aux impôts annuellement.
De plus, ça vous donnera une vision globale / faire le bilan en fin d’année sur ses clients, pour les relancer, leur envoyer une petite carte de vœux sans oublier personne, et fixer ses objectifs de l’année à venir 🙂
Ressources
Modèle de Livre de recettes de la CCI
