8 étapes indispensables pour bien commencer un projet graphique, web…

Premier client, premier projet ? Pars sur de bonnes bases en retenant ces 8 étapes indispensables. J’ai fait pour toi un pense-bête facile à suivre pour établir un cadre de projet avec tes premiers clients et prospect 🙂

Prologue : On se souvient tous (ou pas) de notre premier client ou notre premier prospect. *Regard mélancolique* Un coup de fil, un mail, une fenêtre de « chat » qui s’ouvre sur son réseau social préféré et c’est parti ! Te voilà embarqué par dans un super projet qu’on vient de te soumettre. C’est excitant d’être sollicité !! Tu penses déjà à plein de possibilités, tu vois les choses se dessiner devant tes yeux, tu vois grand, tu fais déjà des plans sur la comète, c’est le feu d’artifice dans ta tête…….. STOP !!!!! Retournons une seconde sur terre.

Dans le monde réel, en tant que freelance on doit établir nos propres règles et définir le cadre de notre travail pour profiter pleinement des nouvelles opportunités qui s’offrent à nous. Quelques règles simples nous permettent d’éviter les pièges qui pourraient nous gâcher la vie, en partant sur des bases saines.

Je te partage mon expérience pour monter un projet dans les règles de l’art. En espérant que ça te sera utile pour démarrer du bon pied !

1. Brief avec le prospect

Un brief est une étape indispensable avant de démarrer quoi que ce soit.

Un brief, c’est bref ! Ce qui est important à souligner c’est que tu offres ton temps (et il est précieux) : 1h de visu, ou 30 min par téléphone en moyenne devrait être suffisant pour cerner le sujet.

Une rencontre humaine. Le brief permet de créer du lien et de commencer à tisser cette nouvelle relation professionnelle. (Parfois ça match, parfois non. Tout comme le sujet du projet, questionne ton éthique. A toi de voir où placer le curseur.)

Une première pierre. Le brief permet d’approcher le sujet, de comprendre les attentes de ton futur client, de connaitre son histoire, celle de son entreprise, de l’environnement autour.

Du sérieux ! Le brief est aussi l’occasion de montrer ton sérieux en tant que Freelance (que tu n’es pas là pour passer ton temps ! Ton métier, ton activité, ton entreprise, ton gagne pain quoi). On parle donc de calendrier, de prérequis, de détails sur la livraison, et d’argent !

Ça t’évitera bien des écueils à aborder la question de l’argent, sans perdre un temps précieux et de l’énergie dans un projet qui n’ira pas plus loin que le devis (qui est un boulot en soit !)

Rappel : le brief n’est pas une phase de proposition de concepts (rien n’est signé, ne vendez pas votre peau tout de suite). C’est une phase de discussion, d’approche, de concertation et de rencontre !

2. Le Cahier des charges

Dans l’idéal, après la phase d’écoute et de questionnement du brief, tout ça doit être retranscrit et formalisé dans un « Cahier des charges » (j’en parle ici).

Si tu n’en as pas encore un, tu peux t’inspirer (sans copier 😉 ) de ceux que tu trouveras sur Google, sur des sites d’agences ou de designers. C’est toujours un peu la même histoire et les mêmes questions, à toi de faire le tri dans ceux que tu trouves pertinents pour tes projets.

Pourquoi faire un cahier des charges ? Ça permet de formaliser par écrit la demande idéale de ton client (besoin, dates, budget..) et de lui confirmer que tu l’a bien compris. De plus, c’est un moyen pour reformuler ce qu’on a cru comprendre, réajuster au besoin, et faire valider par le client.

3. Le devis

La rédaction du devis sera facilité si tu as réalisé préalablement un cahier des charges validé par ton futur client. Tu vas énumérer les étapes, les tâches et tout le détail du projet.

Exemple de devis

Ce que doit comporter ton devis :

  • Ton nom / Adresse / SIRET / N° TVA si tu en as / Mail / Téléphone
  • Le nom du client / Adresse / SIRET / N° TVA s’il en a un / Mail / Téléphone
  • Numéro du devis, pour s’y retrouver dans les comptes. Exemple : 001_12-2019
  • La date du jour
  • L’intitulé global (ex: Création de logo)
  • Une description
  • La liste des tâches, 1 par ligne + temps estimé (ex: recherches graphiques – 1,5j), avec le tarif appliqué (300€/jr), le total de la ligne, et le sous-total de toutes les lignes de production
  • Les droits d’utilisation (OBLIGATOIRES) comprenant la durée (1 an, 5 ans, 10 ans, 50 ans) et la diffusion (régionale, nationale, européenne, mondiale) estimée. Les droits sont calculés en pourcentage du sous-total de tes tâches de production (ex: Le sous-total de production est de 1300€. Droits = 30% du sous-total de production. Soit 390€)
  • Total HT / A mentionner si tu es exempt de la TVA (prestations de services) + « TVA non applicable – Article 293 B du CGI. Conditions de paiement : solde sous 30 jours après livraison, par chèque ou virement. Pas d’escompte en cas de paiement anticipé. »
  • Ligne TVA si tu es soumis à la TVA
  • Total TTC si tu es soumis à la TVA

Ce calcul des tarifs/jours et droits est un exemple, tu peux calculer ça plus finement. Notamment en t’aidant de l’article Kitdesurvie sur la question des droits d’auteur.

Mentions légales

Attention, un devis porte des mentions obligatoires qui te protèges.

« Prix hors impression et achat d’art.
Devis valable un mois à compter de la date d’émission.
Règlement : 30% d’acompte à la signature du devis ; solde à la livraison. (à toi de modifier ces conditions)
Toute prestation ne figurant pas dans la présente proposition fera l’objet d’un devis complémentaire. »
« Si cette offre vous convient merci de la renvoyer signée et accompagnée de l’acompte. « 

kob-one.com

Warning ! Le devis n’est pas là pour « faire rentrer » tout ce que le client veut pour son projet (rappelez-vous du cahier des charges). C’est aussi à toi de le conseiller, et de voir ce qui est possible de faire par rapport à son budget, si celui-ci est restreint. Un tarif revu à la baisse ne doit pas réduire tes honoraires, mais supprimer certaines tâches pour rentrer dans tes frais.

4. La signature du devis

A retenir : Un devis signé, avec la mention « Lu et approuvé« , fait office de contrat.

D’un côté, cela protège ton client pour le travail qui lui sera rendu conformément à ce qui est spécifiquement inscrit dans le devis. (Tout ce qui n’est pas inscrit dans le devis = nouveau devis)

De ton côté, le devis signé te protège pour être dûment payé du travail réalisé, avec les mentions de droits soumises.

Dans le cas d’impayés, vous pouvez poursuivre le client avec différentes preuves, donc le devis. Lire l’article Kitdesurvie sur les impayés.

5. Top départ ?

L’acompte, avant toutes choses

Ne te hâte pas trop vite !! Erreur monumentale. Un projet commence uniquement au premier versement reçu et à la première facture d’acompte émise. C’est une manière de dire que le contrat est scellé.

Les éléments à réceptionner

En attendant, sois prévoyant et demande (conformément à ce qui devrait être écrit dans le cahier des charges), tous les éléments dont tu auras besoin pour commencer le projet : textes, images, photos, vidéos, ect

Le calendrier, outil de communication indispensable

Ce que tu peux commencer à faire c’est d’établir un calendrier des tâches & livraisons pour rendre plus transparent ta méthode de travail.

Si tu peux allouer des dates/délais au xtâches, même de manière approximative, cela cadre et concrétise dans le temps le projet pour ton client. Pour ma part j’utilise la version gratuite d’Asana, logiciel en ligne de gestion de projets, que je peux partager. Le client peut valider ses tâches et voir celles qui arrivent par la suite. On peut attacher des fichiers (devis, factures, autres…), et communiquer avec.

Par exemple dans le cadre d’une création de logo, je pourrais faire ça :

  • Rédaction du Cahier des charges
  • Corrections & Validation du Cahier des charges*
  • Création & Envoi du devis au client
  • Signature du devis*
  • Acompte 40%*
  • Envoi de la facture d’acompte au client
  • Envoi des éléments graphiques*
  • Recherches graphiques
  • Conceptualisation de pistes graphiques
  • Présentation des concepts au client
  • Choix du concept à développer*
  • Réalisation du logo
  • Présentation du logo au client
  • Liste des éléments à modifier*
  • Règlement de 30% du devis*
  • Envoi de la facture intermédiaire au client
  • Modifications 1 du logo
  • Présentation du logo modifié au client
  • Liste des éléments à modifier*
  • Modification 2 du logo modifié pour validation
  • Validation du logo*
  • Règlement du solde 30% du devis*
  • Envoi de la facture de solde au client
  • Livraison du logo & ses déclinaisons au client

*Tâches qui incombent au client

6. Méthodes de paiement

Le plus désagréables, c’est de courir après son dû. Anticipe en début de projet pour fixer les règles (avec le consentement de ton client bien sûr), cela évite les retards et les impayés. Tu peux choisir plusieurs méthodes de paiement pour éviter ça.

  • Règle d’or : Toujours demander un acompte avant de commencer un projet. Qui peut-être de l’ordre de 40% par exemple.
  • Selon le montant, mentionner formellement dans le devis qu’à « telle » étape 30% devra être réglé avant de poursuivre le projet, puis avant la livraison réceptionner le solde des 30% restant.
  • Selon le montant également, tu peux demander à être payé en totalité en début de projet.

Concernant les moyens de paiement, tu peux te faire payer par chèque ou par virement. Ce qui reste le pus pratique car c’est traçable pour s’y retrouver dans ses comptes.

Attention : La loi a fixé un plafond de 1 000 € pour le paiement en espèces. Source

7. Méthodes de communication

S’il faut privilégier un outil de communication, je te conseillerai d’utiliser les mails en priorité. Dans un soucis de suivi en cas de coup dur, c’est mieux de toujours faire confirmer par mail des décisions, validations, demandes de modifications, demandes hors devis, envoi de factures, relances, etc… Les preuves écrites et datées aident toujours à constituer un dossier plus facilement, « au cas où » 😉

8. Faire ses comptes, le livre de recettes encaissées

Exit la procrastination. Tu reçois le paiement d’une facture, tu l’écris de suite dans ton livre de recettes. Ça peut être fastidieux, mais c’est un petit effort pour plus de facilité ensuite à tenir ses comptes, déclarer son CA (Chiffre d’affaire) en fin d’année sans recalculer toutes ses factures.

Rappel : Si tu es autoentrepreneur également, il va falloir tenir ses comptes dans un tableau excel. La règle est simple : noter par ordre chronologique les recettes encaissées avec la référence (numéro de facture), la nature (prestation de service, vente de marchandise…), mode de règlement (virement, chèques, espèces). D’autres détails à lire ici.

J’utilise pour ma part un tableau excel, ce qui est le pratique pour ne rien oublier de déclarer en fin de trimestre à l’URSAFF, et aux impôts + avoir une vision globale / faire le bilan en fin d’année sur ses clients, pour les relancer, leur envoyer une petite carte de vœux sans oublier personne, et fixer ses objectifs de l’année à venir 🙂

// Ressources

– Méthode pour le cahier des charges / Projet Logo > eyrolles.com
– Méthode pour le cahier des charges / Projet Web > smartbe.be
– Modèles de devis, factures… (aller tout en bas) > profession-graphiste-independant.com
– Modèle de Livre de recettes > cci.fr

Vous avez des questions ? Écrivez-moi !

Amélie Rimbaud

Hello, je suis designer & UX / UI. Je réalise des projets de A à Z pour vos applications mobiles et web, sites internets institutionnels & vitrine. Je réalise également les identités visuelles de marque (logos, chartes) appliqués à des supports de communication web & print ! See you ;)

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